GESTION ELECTRONIQUE DOCUMENTAIRE (GED) ET DÉMATÉRIALISATION

La gestion et le stockage de vos archives, de vos bibliothèques, tant physique qu’électronique, est plus proche d’une expédition à Koh Lanta que d’une mission de secrétariat ? La dématérialisation vous donne la migraine ? Vous passez des heures chaque semaine à rechercher un fichier sur votre serveur ? Vous aimeriez que la poudre de fée dématérialise et classe toutes vos données, uniquement en y pensant très fort ?

C’est possible mais il faut savoir qu’on ne classe pas pour classer, on classe pour RETROUVER.

Pour François-Bernard HUYGHE de l’IRIS (Institut de Relations Internationales et Stratégiques), le concept d’information comprend nécessairement 3 éléments :

des données
data

des messages
news

des savoirs
knowledge

Et si l’information est difficile à décrire, le document lui, est désormais un objet bien maîtrisé. Entre ses caractéristiques physiques (taille, poids, si c’est une image, un son…) ou ses caractéristiques intellectuelles (auteur, titre, date, thème…), les portes d’entrées pour le retrouver sont nombreuses.

Et l’entreprise dans tout ce volume, comment gère-t-elle ?

La transition numérique a fait changer le paradigme informationnel et a vu apparaître de nouvelles…données :

  • Fichiers de données personnelles (CNIL – Commission Nationale Informatique et Libertés) : en 2018, la nouvelle réglementation est en passe de faire de la nomination d’un CIL (Correspondant Informatique et Liberté) une obligation et un acteur de la sécurité juridique et informatique.
  • Internet des objets connectés & cloud
  • Cybercriminalité & Sécurité du Système d’Information
  • Technologies flexibles, agiles
  • Du ATAWAD (Any Time, Any Where, Any Device) à l’ATAWADAC (Any Content)

Notre mission

Que vous soyez un professionnel de l’information ou non, Aolys propose de vous accompagner dans la gestion globale et opérationnelle de vos données et informations, contenus et documents, dont l’entreprise a besoin pour s’organiser efficacement.

Notre volonté : vous mettre à disposition la boite à outils et les concepts clefs d’une gestion documentaire réussie.

1. Etat des lieux

Etat des lieux de la Gestion Documentaire dans votre entreprise. Notre souhait est de comprendre votre organisation sur l’ensemble du périmètre de la fonction documentaire :

  • Veille et recherche d’informations
  • Gestion de vos documents d’activité
  • Archivage et record management
  • Conservation, traitement et stockage

2. Analyser, comprendre, élaborer

  • Analyser, comprendre vos besoins et vos spécificités et vous aider à identifier une vision documentaire globale
  • Co-concevoir et co-élaborer votre gouvernance documentaire et informationnelle: obligations légales et état des lieux de votre système (confidentialité, Durée d’Activité Administrative –DAA-, droit appliqué aux documents, forme à conserver, ...), politique d’archivage, knowledge management, record management, ...
  • Sensibiliser et former aux outils et techniques de gestion de l’information : élaborer votre cahier des charges pour trouver l’outil de dématérialisation adapté, former les équipes aux obligations et aux DAA liés aux âges...) pour faciliter la sécurisation de votre architecture documentaire
  • Plus simplement : si vous êtes une TPE ou une PME, Aolys vous accompagne aussi pour savoir quel document garder et combien de temps ?

Aux yeux du législateur, AOLYS rappelle que l’archivage concerne tout ce qui est produit par une personne physique ou morale pendant son activité. Ainsi, tout ce qui relève d’une activité dans l’entreprise fait objet « d’archive » pour un juge car en constitue la preuve.

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AOLYS, le cabinet qui vous rend clairvoyant sur votre organisation aujourd'hui, pour miser sur votre croissance de demain !

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